Det troligen allra vanligaste bedrägeriet är bluffakturor, dvs fakturor som skickas från någon som inte har utfört en tjänst eller sålt en produkt till ett företag. Det är relativt vanligt att sådana fakturor betalas, antingen av en vikarie på plats under sommaren eller av ordinarie personal som inte tar sig tiden att kontrollera fakturan innan den försvinner in i betalningsflödet.

Det finns många sätt att skydda sig mot den här typen av bedrägeri och ett av de viktigaste är att ge eventuella sommarvikarier tydliga instruktioner om vilka fakturor som ska betalas och hur fakturor ska och kan kontrolleras. Om man ger alla leverantörer besked om hur fakturorna ska specificeras ökar chanserna att känna igen en faktura som avviker från mängden.

Många leverantörer har standardiserade fakturor och kanske inte kan anpassa dem efter företagets önskemål, och då gäller det att den manuella kontrollen fungerar. På en seriös faktura finns kontaktuppgifter som kan kontrolleras och en seriös faktura bör också ha en tydlig specifikation på vad fakturan gäller. Leverantören kan kontrolleras mot leverantörsregistret och om leverantören saknas där, bör den interna kontakten på fakturan kontaktas för dubbelkoll. En faktura som det står ”timmar. 1000 kr” på bör kontrolleras både internt och externt, dvs kan någon internt bekräfta att beställningen gjorts och arbetet utförts och kan leverantören bekräfta vad som faktiskt gjort och vem som beställt arbetet.

Kontrollerna är enkla att göra, men tar lite arbetstid att genomföra. Risken är störst under sommaren, då bedragarna räknar med att det är vikarier på plats för att utföra arbetet. Då är det som sagt extra viktigt att se till att vikarien har som tydlig uppgift att kontrollera alla fakturor, framför allt från företag som inte finns i leverantörsregistret.